Bigbeat 2020.05.13 ライブ(オフライン)を大事にするBigbeatがテレワークになったら?~おすすめITツールもご紹介~

2020年の流行語大賞ともささやかれている「テレワーク」。

テレワークとは「tele(離れたところ)」+「work(働く)」の造語で、オフィス以外の場所で働くこと。近年、IT化や働き方改革の波にのって、サテライトオフィスとともに徐々に認知されはじめたテレワークも、新型コロナウイルスの流行をきっかけに一気に全国へ拡大しました。

とはいえ、突然はじまったテレワークにとまどっている人が多いのも現実(わたしたちもそうでした・・・遠い目)。

特に、さまざまにある課題のなかでも苦戦しているという声を多く聞くのが「社内コミュニケーション」です。

ある研究所の調査では、テレワークを行っている人に不安に思っていることは何かという質問に「相手の気持ちがわかりにくい」が37.4%で1位、2位は「仕事をさぼっていると思われないか」で28.4%という結果となりました。


パーソル総合研究所 「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」より引用

でも、\ちょっと待って/ !
実はテレワークは、社内コミュニケーションを活性化して、チームの業務を効率化するチャンスでもあるんです。

テレワークになることで、仕事のやり方や社内コミュニケーションはどう変わるのか。

ビッグビートが「全社員テレワーク」をスタートしてからの試行錯誤とともに、わたしたちが取り入れている社内コミュニケーション術&ITツールをご紹介します!

 

テレワークによるコミュニケーションの変化


Bigbeat LIVE(2019年開催)にて参加者全員で乾杯する様子

ビッグビートがテレワークを推奨する社内通達を出したのは2020年2月。3月には「原則テレワーク」→「出社禁止」を決定しました。

これまで、社員個々の判断でテレワークをおこなっていたものの、多くの社員はオフィス出社がメインです。そんななか、ある日を境に一斉にテレワーク勤務となり、緊急性の高い問題として浮上したのが社内コミュニケーションでした。

まずお伝えしたいのは、人とのコミュニケーションの取り方において、ビッグビートはけっして「オンライン派」ではなかったということ。デジタルツールを活用しながらも、断然、面と向かって会うことを好む社風です。

人と会う、直接話を聞く、酒を酌み交わす、そういったことをとにかく大事にしてきた会社で、これまではそんな“ビッグビートらしい”企業文化を、ライブ(オフライン)を軸に体現してきました。
その「軸」がBigbeat LIVEです。(詳細はこちらからどうぞ!)

しかし、人と会うこと自体が叶わないこの状況下では、コミュニケーションは必然的にライブ → オンラインのみになり、築いてきた企業文化を考え直す必要がありました。

 

“Bigbeat流”オンライン社内コミュニケーション術

ビッグビートにとって大事なことってなんだろう?
やっぱりそれはコミュニケーションです。ライブであろうと、オンラインであろうと変わりません。

そこで、まずは社内コミュニケーションの場としていくつかのコンテンツをスタートさせました。はじめての経験ばかりで慣れるまでは苦労もありましたが、いまではすっかり定着し、オフラインを好む社員をして「以前よりも社員同士の距離が近くなった」と言わしめた実例をご紹介します!


 オンライン朝会/役員会 

営業日の朝に「朝会」、夕方に「役員会」を実施。
開始10~15分前からミーティングルームをオープンしておくのがおすすめ。いつのまにか待機中=雑談タイムがお決まりになり、くだらない話で盛り上がったあと、朝会でビジネスモードに切り替えて1日をスタートしています。

役員会は、興味があればだれでも視聴できるようミーティングURLをオープンにすることで、会社全体の動きや考えが日々共有できるようになりました。

 オンラインヨガ 



毎週火・木曜に実施。
以前から定期的に開催していたオフィスヨガをオンラインにシフト。だれでも参加できるよう、希望者にレッスンURLをシェアしたり、SNSでライブ配信しています。

回を重ねるごとに参加者も増え、いまでは社員だけでなく、クライアントやパートナーをつなぐ貴重なコミュニケーションスペースになっています。

 社内ラジオ 

ランチタイムの30分間に実施。
ラジオDJとゲストは社員。当初は1人の社員がDJを務めていましたが、「DJやりたい人は手を挙げて!」と、いまはランダムに変わるフリースタイルにしています。

メリットはなんといっても社員間で親近感が生まれること。知らなかった一面や人となりを知ることで会話も増え、コミュニケーションが深まります。

≫ビッグビート流・社内ラジオについての記事はこちら

 オンライン飲み会 

ビッグビートは酒好きばかり(?)。社内掲示板や朝会で呼びかけては飲み会を開いています。新入社員からも「今週末飲み会しませんか?」なんて声があがりました(笑)。


~MEMO~
いまでこそ全員が顔を見ながらコミュニケーションをとっていますが、慣れないうちは、画面に顔を出さない・リアクションがないのはザラ(泣)!
代表・濱口やチームリーダーが呼びかけて、徐々に反応がかえってくるようになりました。

顔を出してほしい、リアクションがほしいなら自分から始めてみましょう!

 

社内コミュニケーション活性化に役立つITツール【Zoom/ Microsoft Teams】

 Zoom(ズーム)


Photo by Gabriel Benois on Unsplash

Z
oom
はビデオ会議、チャット、セミナーなどがおこなえるクラウド型のビデオコミュニケーションツール。ビッグビートでは社内全体でコミュニケーションをとるときに利用しています。

2020年4月には1日あたりのZoom利用者が3億人を超えました。しかしユーザーの急激な増加にともないセキュリティの脆弱性が表面化し、エリック・ユアンCEOは、今後90日間はプライバシーやセキュリティ問題に集中して取り組むと発表(2020年4月1日時点)。

Zoomブログに「90日間のセキュリティ計画 進捗レポート」が公表されているので、情報収集しながら、ミーティングIDの取り扱いや情報漏洩に注意をはらって上手に利用するのがよさそうです。

 Zoomの特長 

■ 使い方が簡単
ウェブカメラ内蔵のデバイスがあれば、基本的にインターネット以外に必要なものは一切なし。ミーティングURLをクリックするだけでミーティングに参加できます。

■共有機能が便利
参加者間でデバイスの画面、サウンド、アプリなどの共有が可能。しかも複数名の画面を共有できるので、互いのデータ比較も見ながらできます。

意外と便利なのが「ホワイトボード」。
その名のとおり、ホワイトボードのように参加者全員で見ながら文字を書いたり、作画したりできる(ペンタブが便利!)うえ、作成したデータは保存できます。

■ 高い汎用性
無料版と有料版がありますが、ミーティング時間は40分以内でOK/ビデオチャットができればOK という場合は無料版で十分です(1対1なら時間無制限)。

有料版は、24時間以内のミーティング/100人以上参加OK/ユーザーやミーティング管理/ミーティングの記録・保存/YoutubeやFacebookへのライブストリーミング配信などの充実した機能を備えています。

イベント、レッスン、授業、研修、セミナー、飲み会など、使い方はアイディア次第。新しいビジネスを生むことも可能です。

■ 高音質/高画質
音声はかなりクリア。環境音を拾ってうまく聞こえない場合は、設定から雑音を抑制することもできます。画像もきれいに見えるので、画面共有の際もストレスはほとんどありません。


 Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)


Photo by Mika Baumeister on Unsplash

Teams
はMicrosoftが展開するグループチャットソフトウェアで、Office 365 のサービスの一部。
ビッグビートでは、チームごとのコミュニケーションによく使っています。とくに営業チームには「会話しながらドキュメントを共同作業できるのがいい!」と人気。

MicrosoftはTeamsにかなり力を注いでいるようですので、今後どのようにアップデートされていくか楽しみです!

 Teamsの特長 

■ 高度なセキュリティ機能

オンライン会議上で重要なデータのやりとりはつきもの。高度なセキュリティを備えた Office 365の中で構築されているため、信頼性は高い。

■ 充実の無料版
無料版でもビデオチャット、画面共有、ファイル共有(全チームで 10 GBまで)ができるうえ、1組織あたり最大50万ユーザーまで利用できます。会議の予約や記録はできませんが、有料版(月額540円~)ならこれらが可能。

■ Office365やOutlookとの連携
Office 365のサービスなので当然といえば当然ですが、やはり便利!

Word、Excel、PowerPointなどのOffice ドキュメントをTeamsで共同作業でき、OneDrive のファイル共有もスムーズ。またOutlookとも連携しているので、Teams⇔Outlookで会議をスケジュールできたり、メールをTeamsで共有することも可能です。 

■ 既存の電話番号を転送できる「Direct Calling for Microsoft Teams」
2020年3月、NTTコミュニケーションズとの連携により、Teamsへの既存電話番号の内線の発着信・外線転送ができるようになりました。外線発着信機能は、2020年上期を目安に利用可能になるようです。


いかがでしたか。
時代やビジネス環境の変化は、これまでの企業文化や働き方、コミュニケーションのとりかたについて考えるチャンス。わたしたちも、できることから少しずつチャレンジしています。
これからのビッグビートに、乞うご期待!


※本記事でご紹介した情報は、2020年4月時点のものです
 
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