このコーナーでは、主に企業や団体でイベントを開催することが決まり、初めて企画メンバーとしてイベントに携わる方向けに、どのような準備をしてイベントを運営していくのかをご紹介します。
 

その4 イベント当日―役割を明確に

数カ月にわたって準備してきたイベントも、いよいよお客様をお迎えした会期当日がやってきます。
企業文化やメッセージ、新情報を伝える場として、また企業と参加者、そして参加者同士コミュニケーションの場として、快適に過ごしていただけるように運営したいものですね。
 

役割分担でスムーズに

会期当日は、スムーズにイベントが進行するように役割分担をして臨みます。
 
●受付担当
最初にお客様をお迎えするのが受付担当です。参加者、講演者、協賛社、プレス、特別対応が必要な場合など、参加人数や対応の種類に応じた人員配置が必要です。
 
●誘導担当
最寄りの交通機関から会場までの誘導、会場ビル内の誘導、席誘導など。参加者がスムーズに来場できるようサポートします。
 
●司会担当
事前に用意した台本をもとに適切なタイミングで、参加者にアナウンスをします。
 
●映像・音響・照明担当
会場やレイアウトによって、映像や音響・照明の操作卓の位置が決まっています。進行用の台本をもとに、操作に必要な人数を決定します。
 
●進行ディレクター
会場ごとに、プログラムの進行管理の担当を設置します。司会者や講演者への登壇の合図、テクニカルスタッフへの指示、時間管理、トラブルシューティングなどを行う、いわばその会場のリーダーです。
 
●全体統括
全体の状況を把握し、問題が起きたときの対処や判断を行う責任者です。規模が大きなイベントでは固定のセクションにはつかず、各担当者とインカムなどで連絡を取り、会場内をフレキシブルに動けるようにしておくのがよいでしょう。
 
スタッフ間で一番重要なのは、「適切な情報共有」です。情報共有をすることにより、余計な確認をする手間が省けたり、お客様からのお問い合わせにすぐ回答できたり、イベントをよりスムーズに進行することができます。
 

リハーサルは大事！

パソコンの接続、プロジェクター、マイク、照明などの技術的なリハーサルは欠かせません。特に会場のプロジェクターと、投影用パソコンとの接続は種類によってトラブルが起こる可能性があります。イベント開始前に接続をチェックし、もし不具合があれば代替機に切り替えるなどの対処ができると安心です。

また、動画を投影する場合、音声出力をする場合、インターネット接続をする場合は事前に申請や手配が必要です。会場の技術担当の方に相談しておくのがよいですね。
 
技術的なことに加え、講演者との、実際の登壇・降壇の流れのすり合わせも非常に重要です。
 
また演出上のリハーサルも、参加者へのおもてなしのうち。
進行ディレクターを中心に、登壇者、司会、映像、音響、照明、すべてのスタッフの息が揃った演出は鳥肌ものです。
 
リハーサルは、基本的には会場ディレクターが指揮をとり進めていきますが、演出内容によっては舞台監督が全体の統括をする場合もあります。
 

安全管理対策

イベント開催時における地震、火災、停電、急病人、不審者・不審物、落し物などが発生した場合に備えて、事前に対策を決めておくことも大切です。

例えば緊急時に備えて

・非常口や避難経路の確認
・AED設置場所の確認
・イベント用造作物の転倒対策

などは行ったほうがよいでしょう。
また急病の際や不審物対応などは、会場担当者と事前にすり合わせをしておくとよさそうです。
 
また、名刺収集などの目的でイベントには関係のない人物が来場し、トラブルになるようなケースも見られます。事前に参加登録を断るほか、万が一来場した場合の受付対応を事前に決め、運営マニュアルに明示しておきましょう。
 

イベント当日のあるあるポイント

その他、イベント当日に起こりがちな注意点をいくつかあげてみます。
 
●トイレに長蛇の列…
会場によりトイレの数が少ないところも。その場合休憩時間を長くとる、会場ごとに休憩時間をずらすなどの配慮で快適に過ごすことができます。
 
●雨の日、傘立てが必要！
雨の日は傘立て、ビニールなどの用意も忘れずに。ホテルの場合は安心ですが、会場によっては別途手配が必要なこともあるので、要チェックです。
 
●撮影OK？NG？
著作権などの問題でイベント中の撮影や録音をお断りする場合は、わかりやすく参加者にお伝えする必要があります。事前に講演者に確認しておく必要があります。
 
●イベントに使用するBGM、申請が必要な場合も！
イベントへの来場人数や用途次第で、JASRACへ申請が必要な場合があります。利用費は使用目的等によって異なりますので、以下JASRACのWEBサイトで確認してみてください。

一般社団法人日本音楽著作権協会(通称：JASRAC)WEBサイト
使用料計算シミュレーション
http://www.jasrac.or.jp/info/create/calculation/simulation.html
 
●運営スタッフの昼食問題（ささやかな問題ですが…）
運営担当となると、イベント当日は昼食時間をゆっくりとれないことがままあります。どうしても手が離せない担当者向けには手軽に食べられるおにぎりやサンドイッチ、おやつなどを用意しておくと便利です。ポイントはできるだけいろいろな種類を用意しておくこと。
元気がでます。
ちなみにビッグビートにはかつて、イベント現場の昼食として大量の焼きそばパン（のみ）を用意した新人がいたそうな。
「焼きそばパンの教え」として、代々語り継がれる伝説です。
 
次回は、最終回「イベント後」についてまとめます。


執筆：辻



大規模カンファレンスや全国セミナーキャラバン、またゴルフコンペを伴うエグゼクティブセミナーなど、年間30件以上のイベントをプロデュース。ビッグビートゴルフ部所属。