このコーナーでは、主に企業や団体でイベントを開催することが決まり、初めて企画メンバーとしてイベントに携わる方向けに、
どのような準備をしてイベントを運営していくのかをご紹介します。
 

その3 集客開始―情報のハブをつくる！

「ここが一番の課題なんだよね」と言われることが多いのが集客です。どんな集客にも効く画期的な何か！はなく、大切なのはハウスリストの整備だったり、コンテンツづくりだったり、その告知手法だったり、あらゆる角度で計画をしなければならないとても難しいポイントです。
集めるのも難しいのですが、集まった情報を管理してたくさんの関係者と円滑で的確なコミュニケーションをとるのもイベントの開催において大変難しく、同時に最も重要です。
 
今回は特に集まった情報を一元管理するポイントをいくつかご紹介します。
 

Point1 情報を集約するハブをつくる

イベント開催で飛び交う情報の種類はおよそ以下のようなものがあります。

• 参加登録者からの情報

• 講演者からの情報

• 協賛社からの情報

• 制作物の情報

• 進行・運営に関する情報

• 会場や機材・備品の情報

 
これらの情報を一元管理して関係者に共有されていることが、準備をスムーズに進めるためのコツ。ひとつでもヌケモレがあると取り返しのつかないことにもなりかねません。
そのため、ハブ役となる情報集約の専任担当を決めることをお勧めします。
 
専任の担当者は、例えば以下のような日々動く情報のキャッチアップ&シェアが必要です。

• 集客データ管理（申込み受付のプラットフォームづくり）

• 参加登録者への連絡・各種問い合わせ対応

• 協賛社への連絡・情報収集

• 講師への連絡・情報収集

• 交通・宿泊手配

• 参加者リスト作成

• 集まった情報をベースにした会場への確認・指示

• 各種イレギュラー対応

 

Point2 ツールやサービスをうまく活用する

MA(マーケティングオートメーション)ツールが導入されている場合は、セミナー用の参加者登録機能があったり、制限はあるけど無料で使えるツールも最近はたくさん出ています。
最悪Excelでも何とかなります（当社にもそんな時代がありました）。
ただ、お客様の大切な個人情報・機密情報を管理する参加登録システムは、信頼できるセキュアな環境であることが非常に重要です。
 

Point3 外注する

一番お勧めなのは、セミナーオペレーションはできれば外注すること。
企業のマーケティング担当者はセミナーの進行や運営をすることが業務ではありませんよね。
ただでさえ煩雑でたくさんの情報が飛び交うセミナー開催。餅は餅屋に任せて、本来セミナー開催において最も重要なゴールの設定、コンテンツづくり、集客プランニング、社内関係者の調整・・・企業のマーケティング担当者はこのような業務にもっと時間を費やす必要があると、私たちは考えています。


今回は集客開始～本番までの、情報集約の重要性についてお伝えしました。
次は、当日の運営のポイントをご紹介します！


前の記事：その2 詳細計画―会場選びのポイントは？

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執筆：辻



大規模カンファレンスや全国セミナーキャラバン、またゴルフコンペを伴うエグゼクティブセミナーなど、年間30件以上のイベントをプロデュース。ビッグビートゴルフ部所属、コンペ幹事連続担当中。