その1 セミナーを企画する―なにを、だれに、どう伝える？

セミナーや勉強会、カンファレンスなどのイベントは、企業や個人を問わず様々な規模で開催されています。

なぜ開催をするのか、どうなったら成功なのかを明らかにして、プロジェクトチームで必要な準備を整えることが成功のポイントのひとつです。

このコーナーでは、主に企業や団体でイベントを開催することが決まり、初めて企画メンバーとしてイベントに携わる方向けに、どのような準備をしてイベントを運営していくのかをご紹介します。


プロジェクト発足

イベント開催が決まると、プロジェクトとしてチームを組織することから始まります。
メンバーが決まったら、まずはなぜ開催をするのか（目的）を共有しておくことから始まり、
何を、誰に、いつ、どこで伝えるか、そして準備や運営作業を分担して、予算はいくらか……決めることはたくさんあります。
イベントの規模にもよりますが、数カ月前から準備を開始して本番を迎えます。

 
最初に整理するポイント

開催目的を共有したうえで、どんなイベントにするのかを整理します。
 
・何を伝えたいのか
・誰に伝えたいのか
・どのくらいのひとに伝えたいのか
・どのように伝えるか（講演形式？展示形式？勉強会？対談？映像制作？パンフレット？）
・いつやるか（主要メンバーのスケジュール確保、業界や競合イベントとかぶらないか）
・どこでやるか（開催都市、会場の種類、その他条件）
・予算は？
・改善点は？
・誰がやる？（社内メンバー？外部パートナー？分担は？）

これらを決めて、詳細の検討や準備に取り掛かります。

特に大切なのは、イベントは「目的を達成するための手段である」ということを忘れないこと。
イベントを通じて、どうなったら成功かを具体的にイメージして共有することです。

これをビッグビートでは「一枚の絵にする」と表現しています。

次回は「会場の選び方」について、ご紹介します。


次の記事：その2 詳細計画―会場選びのポイントは？

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執筆：辻



大規模カンファレンスや全国セミナーキャラバン、またゴルフコンペを伴うエグゼクティブセミナーなど、年間30件以上のイベントをプロデュース。ビッグビートゴルフ部所属、コンペ幹事連続担当中。