このコーナーでは、主に企業や団体でイベントを開催することが決まり、初めて企画メンバーとしてイベントに携わる方向けに、
どのような準備をしてイベントを運営していくのかをご紹介します。

 

その２ 詳細計画―会場選びのポイントは？

プロジェクトを発足させ、目的を共有し、「一枚の絵」が描けたら、ようやくスタートライン。
ここから具体的な施策に落としていきます。例えば以下のような作業が発生します。

会場選定・レイアウト検討
コンテンツ企画
講演プログラム検討
講師選定・折衝
展示内容検討
スポンサー募集プラン策定
スポンサー募集
全体コスト調整
集客企画
ハウスリスト整備
メール配信
DM制作・発送
メディア選定
メインビジュアル制作
各種クリエイティブ制作
集客用ノベルティ制作
広報活動
事務局の開設（参加者・講演者・協賛社の情報収集と共有）
社内関係者アサイン
各種機材手配
運営人材手配
運営備品手配
運営マニュアル作成
台本作成
などなど。

さらっと挙げてみましたが、いずれも非常に骨の折れる作業ばかりです。
プロジェクトチーム一丸となって役割分担を明確にし、連携をとって進めていく必要があります。
プロジェクトリーダーは、常にその中心にいて全体を俯瞰していなければなりません。

さて今回は、上記の中でも早い段階で手がける必要のある「会場選定」についてのポイントをいくつかご紹介します。


条件×予算×イメージ で候補をピックアップ

全体構成が決まったら、その条件で使用できる部屋がある会場を探す必要があります。
会場にかけられる予算を決め、内容や来場者層によってどんな雰囲気がふさわしいか、企業イメージにあうのはどんな街のどんな会場かを思い描きながらピックアップします。


動線の確認

お客様が会場にたどり着くまでの交通アクセスや、会場内の動線を確認します。
例えば電車での来場が多い場合、最寄り駅から会場の入り口までの距離やわかりやすさ、部屋の場所、お手洗いや喫煙所、お昼をまたぐセミナーの場合は近くに飲食店があるか、など。
お客様が迷わずご来場できて、ストレスを感じずに過ごしていただける場所を選ぶのも『おもてなし』ですよね。


競合イベントをチェック

同じ日に会場内で競合する業界のイベントが予定されていないか、確認しておくと安心です。


会場への確認ポイント(おまけ)

ほかにも会場選定のポイントは盛りだくさん。会場に問い合わせるための確認ポイントの例をリストにまとめてみましたので、よろしければご活用ください。


次の記事：その3 集客開始―情報のハブをつくる！

前の記事：その1 なにを、だれに、どう伝える？

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執筆：辻



大規模カンファレンスや全国セミナーキャラバン、またゴルフコンペを伴うエグゼクティブセミナーなど、年間30件以上のイベントをプロデュース。ビッグビートゴルフ部所属、コンペ幹事連続担当中。